关于做好2025年档案收集工作的通知

各学部（院）、职能部门（单位）： 为做好我校2025年档案收集工作，保证各类文件材料齐全完整，现将有关要求发给各单位，请遵照执行。
一、文件、材料收集
（一）上级文件
1、设有上级文件收文登记的部门，要按照收文登记逐份核对，收文本与上级文件一并移交档案馆，并办理移交手续。（注：文件处理笺必须和文件一起移交。）
2、没有设上级文件收文登记的部门，应把2024年本部门收到的所有上级文件（纸制或电子文件）逐份登记移交档案馆。登记文件时，必须把发文单位、文件字号、标题、份数、页数登记清楚。
注：凡是上级批文只有电子文件的，须打印纸制文件移交。
（二）本校文件
设有发文字号的部门，要按照本部门发文登记逐份核对，文件要按字号排列顺序。（注：本校发文移交时纸制文件2套、电子版1套，其中1套带发文处理笺和定稿。）
（三）本部门形成文件材料
本部门上报工作、日常管理工作或开展活动时形成的各类文字、图表等不同类型的文件、材料，逐份逐件著录到档案管理系统内，著录时要认真填清必填项（目录著录方法同本部门会议记录目录的著录方式）。
二、实物档案收集
各单位，2024年获得地（市）级以上各项荣誉的证书、奖牌（包含批准文件）等实物，应和各类文件、材料一起移交到档案馆。
（注：1、实物档案只收集集体所获荣誉证书、奖牌等，不收教师和学生个人所获荣誉；2、如果各单位要保存所获荣誉的奖牌、奖杯等实物，可将其复制1份保存，原件移交档案馆；3、录入条目并上传高质量电子照片到档案管理系统内。）
三、校庆材料收集
（一）收集范围
凡是在校庆筹备工作期间产生的，有保存利用价值的文字、图表、声像等不同载体的文件材料和实物均应收集归档。
1、学校关于校庆筹备工作、活动的决定、通知等文件材料。
2、校庆筹备工作中形成的会议记录、纪要，计划、总结，校庆工作动态和工作简报。
3、校庆筹备期间形成的其他有保存价值的资料。
（二）归档、移交要求
请各单位负责校庆工作的领导，督促本单位认真收集、整理校庆专题档案资料，收集校庆筹备工作期间产生的文字及声像资料，并按要求把文件资料条目录入学校档案管理系统，电子版本上传至档案管理系统。
四、注意事项
1.请各单位重视档案收集工作，确保应归档文件、材料的齐全、完整。
2.归档的材料应提供原件，复印件一般不得归档。移送的文件材料要求字迹清楚、用纸规范，传真纸的文件必须重新复印方可移交。
3.向档案馆移交的所有文件材料，须编写文件页码（注：凡是有字的都需要编写页码，空白页或废纸划掉的不需要编写页码）；录入文件材料的电子条目，并把电子版上传到档案管理系统内。
4.凡涉及上级批复的学校报告、请示等文件，如没有纸制上级文件，录入档案管理系统条目时，注明只有电子文件，无纸制文件。
5.登录档案管理系统方式：（1）输入IP地址：202.197.208.49；（2）由学校主页进入档案馆主页，点击用户登录。
6.自接到本通知后，各单位应将各类文件、材料系统整理，逐份著录登记,3月15日移交工作结束。档案馆对各单位、部门移交情况进行记录，此记录将作为年底考核依据。
7.移交表要打印一式2份，档案馆留存1份移交表原件，另1份移交表部门留存。
                                                                                                             档案馆
                                                                                                          2025年2月20日