第一章 总则

第一条 为了规范黄河科技学院名人档案管理，真实反映名人的面貌，维护名人的历史地位，充分发挥名人档案在学校教育教学、科学研究及管理中的作用，并为今后的历史研究提供依据，根据《中华人民共和国档案法》，结合学校实际，特制定本办法。

第二条 本办法适用于学校各教学单位、职能部门。

第三条 本办法所称名人是指下列人员：

（一） 有重要影响、有较深造诣、有突出成就的学者、教育家；

（二） 全国劳模、省部级劳模、“五一”劳动奖章获得者，享受国务院特殊津贴专家；

（三） 对本单位发展有重大贡献者。

第四条 本办法所称的名人档案是指名人在长期的工作、学习和生活中形成的，具有保存、利用价值的，不同载体的各种文字、图表、声像材料和实物。

第五条 名人档案是学校档案的重要组成部分，是维护学校历史真实面貌的重要史料和凭证，也是学校的宝贵财富。

第六条 名人档案工作由学校档案馆负责收集、整理、保管和提供利用工作。

第二章 收集

第七条 名人档案的收集原则和归档范围

（一） 收集原则：名人在工作、学习和生活中形成的，真实反映其生平经历和贡献的，具有查考、利用价值的各种载体的材料均应收集归档。学校各部门和工作人员保存的名人需归档的材料须交档案馆保存；名人本人保存的各种奖状、证书、证章、聘书、字画、实物等，在自愿的前提下交档案馆归档保存。

（二） 归档范围

1生平传记材料：自传、回忆录、获奖情况等；

2音像类：参加各类活动和家庭生活中重要的照片、录像带、光盘等；

3实物类：奖状、证章、证书（荣誉证书、毕业证书、学位证书、科研成果获奖证书）、聘书、任命书等；

4信件类：重要公务来往信件等；

5手稿类：著作手稿、讲话稿、日记、工作笔记等；

6著作类：论文集，专著，译著，正式出版的教材，为其他书籍撰写的前言、后记，纪念文集；

7新闻、事迹类：国内外电视台、广播电台、报刊、杂志的采访报道，国内外著名专家学者对名人的评价材料；

8与名人有关的具有保存价值的其他材料。

第八条 名人档案材料与文书、科技、专题和声像档案有交叉的，以文书、科技、专题和声像档案为主。也可采取多套制、复制或备考表注明的办法分别 归档。

第九条 属于名人个人所有的档案材料及实物，档案馆在征得本人同意后，可以接受、代管，并填写接收清单。

第十条 收集名人档案材料应填写交接清单，一式二份，双方履行交接手续，分别保存。

第三章 整理

第十二条名人档案以人物为单位进行整理。整理原则是：遵循文件材料的客观形成规律，保持文件材料之间的有机联系，真实地反映名人工作、学习和生活的原貌，便于保管和利用。

第十三条名人档案的整理方法

（一）一个名人的档案为一个全宗。

（二）名人档案采用按问题分类法。

（三）名人档案材料的整理，参照（黄河科技学院档案立卷制度）执行。

第十四条名人档案应当分类清楚、组卷合理、装订整齐，并编制相应的卷内目录。

第十五条名人档案中的照片、光盘、录像带的整理，参照声像档案整理方法执行。

第四章 保管

第十六条名人档案的保管期限为永久。

第十七条名人档案由学校档案馆集中保管，专柜存放，确保档案的安全。

第十八条档案馆应建立名人档案统计制度，每年对档案的接受、调阅等情况进行统计。

第五章 利用

第十九条档案馆应当参照《黄河科技学院档案利用制度》严格规范名人档案的利用，充分发挥名人档案的作用，保障名人权益不受侵犯。

第二十条名人档案一般不对社会开放。名人本人对其档案的利用范围有权提出意见，档案馆应当尊重其意愿。

第二十一条利用名人档案应当严格履行下列审批手续：

（一）名人利用本人的档案，享有优先权，档案馆应提供方便。

（二）其他单位、个人利用名人档案，须经名人本人同意，并经本单位主管档案工作领导批准。

（三）个人捐赠的名人档案，如本人要求，可对其中需要保密的部分进行保密或控制利用。

第二十二条利用名人档案的单位和个人应当确保档案完整与安全，不得拆取卷内文件；不得在案卷上涂改、批注、加字、勾画、剪裁和转借；不得私自复印，确需复制的，必须经本人，已故名人经其配偶、子女或合法继承人同意，并经本单位档案主管部门领导批准。

第二十三条名人档案一般不得借出，确需借出应经名人本人同意。档案管理人员对借出的名人档案应及时催还，对归还的档案认真清点，如发现缺损或损坏，应及时报告主管档案工作领导，并及时追回或补救。

第二十四条档案馆应当编制必要的检索工具，为名人档案的利用提供方便，并注意收集利用效果，进行利用效果登记。

第六章 附则

第二十五条本办法由学校档案馆负责解释。

第二十六条本办法自颁发之日起施行。