搞好档案工作的目的是为了更好地利用档案。凡因工作需要用档案，均可按本规定查阅利用档案。

第一条 本校工作人员因工作需要，可直接到档案馆查阅本单位（部门）移交的档案材料，如果需要摘抄和复印，必须经档案馆负责人员同意，方可复印。查阅本单位（部门）以外的档案材料，必须经主管部门审核批准后，方可查阅。凡符合查阅者，可由主管部门派专人或持主管部门介绍信到档案馆查阅。根据相关部门现有分工，查阅各类档案应通过以下各主管部门：

（一）查阅财会档案，必须经财务处有关领导批准。

（二）查阅基建档案，必须经建设指挥部有关领导批准。

（三）查阅党务类档案，必须经党务系统有关领导批准。

（四）普通类本、专科毕业生查询毕业证号或补办毕业证，应先通过学生处。

 (五）成人本、专科毕业生查询毕业证号或补办毕业证，应先通过远程与继续教育学院。

（六）普通中专毕业生查询毕业证号或补办毕业证，应先通过附属中专。

（七）自学考试和学历文凭考试的毕业生查询或补办毕业证应先通过教务科研处。

（八）各类别各层次毕业生查询或复印在校成绩，应先通过教务科研处、远程与继续教育学院、附属中专等相关部门。

（九）查询毕业生学籍或在校表现，应先通过学生处。

（十）公、检、法单位查阅学生情况，应先通过保卫处。

第二条 毕业生委托他人来校查阅学籍档案，必须有毕业生本人委托证明、毕业证或身份证，代查阅者还应出示自己的有效证件。

第三条 用人单位查阅我校毕业生学籍档案，应持单位证明（介绍信）或其他有效证件。

第四条 外地用人单位以传真、电子邮件等方式调查我校毕业生学籍情况者，必须附有单位介绍信（证明）。任何个人以传真或电话查阅概不受理。

第五条 外单位或个人查阅档案，须持单位介绍信或有效证件，如需要摘抄或复制，须经本馆同意，并经工作人员核对无误，并加盖公章后方可有效。

第六条 阅览档案时，必须注意保护档案，不许拆卷、抽页、涂改、圈划、加点、批注，不能私自摘抄和拍照，以保证档案的完整与安全。

第七条 本校档案一律不外借，如有特殊情况，必须借出时，须经我校主管领导批准，严格履行借阅登记手续，并限期归还。归还档案时，经当面检查清点无误，予以注销，如发现有转借、损坏、丢失及泄密现象，可视情节和所造成的后果，由我校酌情处理。

第八条 凡到档案馆查阅档案，一律填写借阅登记及利用效果。

第九条 本制度由我校档案馆负责解释。

第十条 本制度自公布之日起施行。