第一章 总 则
第一条 为加强学校档案工作，提高档案管理水平，有效保护和利用档案，为学校和社会服务，根据《中华人民共和国档案法》及其实施办法和《高等学校档案管理办法》，结合学校的实际情况，制定本办法。
第二条 本办法所称的档案，是指学校在党政管理、教学、科研等活动中直接形成的，对学校和社会具有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式、载体的历史记录。
第三条 档案工作是学校重要的基础性工作。学校应当将档案工作纳入学校总体发展规划和年度计划，纳入学校管理制度和各级各类人员的职责范围，纳入领导议事日程和目标责任制，在布置、检查、总结、验收各项工作的同时，布置、检查、总结、验收档案工作。
第四条 学校档案实行集中统一管理，确保完整、准确、系统和安全，便于开发利用。
第五条学校档案工作应当与学校现代化整体建设同步发展，积极开发档案信息资源，服务学校和社会。
第六条学校各单位和个人应当遵守本办法，并有收集、保护档案和利用开放档案的权利和义务。
第七条学校档案工作由校长领导，主要职责是：
（一）贯彻执行国家关于档案管理的法律法规和方针政策，批准学校档案工作规章制度；
（二）将档案工作纳入学校整体发展规划，促进档案现代化建设与学校其他工作同步发展；
（三）建立健全与办学规模相适应的档案机构，落实人员编制、档案库房、发展档案事业所需设备以及经费；
（四）研究决定学校档案工作中的重要奖惩和其他重大问题。分管档案工作的校领导协助校长负责档案工作。
第二章 机构设置与基本任务
第八条 学校设立档案馆，对学校档案实行集中统一管理。利用频繁并具有一定保管条件的部门，经学校领导批准后，可设立档案分室，但必须配备专职人员，实行统一管理分级保管。
第九条 学校档案工作由一名校领导分管，业务工作受上级档案行政管理部门和教育行政管理部门的指导、监督和检查。
第十条 学校各教学单位、机关部处室必须明确一名负责人分管本单位档案工作，配备一名兼职档案员，负责本部门档案的收集保管和移交归档工作。
第十一条 档案馆的基本任务：
（一）贯彻执行国家有关档案工作的法律法规和方针政策，拟订学校档案工作的规划和规章制度，并组织实施；
（二）统一管理学校档案工作，根据国家有关规定和标准，结合学校实际情况，制定学校档案的归档范围、分类标准、保管期限和整理规则，负责接收（征集）、整理、组卷、鉴定、统计、保管、开放和利用学校各类档案和有关资料；
（三）保守机密，确保档案的完整和安全，做好档案保护工作,延长档案使用寿命；
（四）编制各门类档案的检索工具，编写有关档案的参考资料、汇编,积极开发信息资源，为学校各项工作服务；
（五）组织实施档案信息化建设和电子文件归档工作；
（六）开展档案的开放和利用工作；
（七）健全学校档案管理网络，开展学校专（兼）职档案工作人员的业务培训，监督、指导教学单位和机关部处室档案工作；
（八）参加档案工作学术研究和交流活动；
（九）完成上级部门和学校领导交办的其他任务。
第三章 档案工作人员
第十二条档案工作人员应当遵纪守法，爱岗敬业，忠于职守。具备档案专业知识和相关专业学科知识以及现代化管理技能。
第十三条 学校各教学单位、机关部处室应当配备兼职档案工作人员，并要保持人员的相对稳定。
第十四条 档案工作人员中的专职档案工作人员，实行专业技术职务聘任制或者职员职级制，享受学校教学、科研和管理人员同等待遇。
第十五条 学校对长期接触有毒有害物质的档案工作人员，应当按照法律法规的有关规定采取有效的防护措施防止职业中毒事故的发生，保障其依法享有工伤社会保险待遇以及其他有关待遇，并可以按照有关规定予以补助。
第十六条档案工作人员调离时，要严格履行档案交接手续，交接手续完备，方可离岗。
第四章 档案的收集与归档
第十七条 学校各教学单位、机关部处室应当加强对本部门档案工作的领导，实行“四同步”管理，即布置、检查、验收、总结各项工作的同时，要布置、检查、验收、总结档案工作。把部门档案工作纳入管理制度和有关人员的岗位职责。
第十八条 学校档案收集范围是《黄河科技学院档案归档范围及保管期限表》确定的应当归档的各种载体形式档案材料。学校各教学单位、机关部处室或个人应当按照规定及时归档，应当归档的文件材料不得据为己有，不得擅自销毁，以便维护学校历史记录的完整、系统。
第十九条 学校各教学单位、机关部处室负责档案工作的人员应当按照归档要求，组织本部门的教学、科研和管理等人员及时整理档案和立卷。立卷人应当按照纸质文件材料和电子文件材料的自然形成规律，对文件材料系统整理，制作卷内目录，交本部门负责档案工作的人员检查合格后向档案馆移交。
第二十条本校的科研成果鉴定、基建工程竣工验收和重大仪器设备开箱验收时，必须有档案部门的人员参加，有关业务主管部门与档案部门共同对应当归档的文件材料进行审查，文件材料不完整、不系统、不准确，不予验收或上报成果。
第二十一条学校要求不得归档的材料，禁止擅自归档。
第二十二条学校各教学单位、机关部处室应当按照有关规定，定期向档案馆移交档案，档案馆不得拒绝接收。
第二十三条对于个人在其非职务活动中形成的重要档案材料，档案馆可以通过征集、代管等形式进行管理。
第二十四条归档的档案材料应当质地优良，书绘工整，声像清晰，电子文件应当符合有关规范和标准的要求。
第二十五条 归档时间为：
（一）党政部门和能按年度归档的部门应当在次年6月底前归档；
（二）教育教学中心、学生中心、招生办公室和教学单位等能按教学年度归档的部门应当在次学年寒假前归档；
（三）科研类档案应当在项目完成后2个月内归档，基建类档案应当在项目完成后3个月内归档；
（四）财会、声像和实物档案的归档时间按有关规定执行。
第二十六条档案馆接收档案时，须履行接收手续，根据移交清单，与移交人共同核对清点，符合要求并核对无误后，方可办理移交登记手续。
第五章 档案的管理与利用
第二十七条 档案馆应当按照教育部的有关规定，编制本校的档案实体分类方案、档案工作规范、档案归档范围及保管期限表，以便于保管和方便利用为原则，对档案进行分类、编号。
第二十八条档案馆应当加强重大活动、突发事件应对活动相关档案的收集、整理、保护等工作，确保档案完整、安全与有效利用。
第二十九条档案馆应当积极开展档案的编研工作。开发馆藏档案，利用编研资料进行校史宣传教育，传承学校精神，弘扬学校文化理念。
第三十条档案馆应当定期做好档案鉴定工作，对保管期限已满、已失去保存价值的档案，要组织有关部门进行鉴定，凡需要销毁的档案，经鉴定后，必须登记造册报校长批准后，予以销毁。未经鉴定和批准，不得擅自销毁任何档案。
第三十一条档案馆应当建立档案统计制度，定期对档案收集、整理、利用、销毁等情况进行检查和统计，并按上级部门和学校的要求及时报送各种报表。
第三十二条 档案馆应当做好档案安全与保密工作。凡涉及学校机密和专利的档案，不得对外开放。对于要求查阅、摘录、复制尚未开放的档案，须经有关部门同意，按规定办理借、查阅手续。发生档案信息泄露等情形的，应当及时向学校报告。
第三十三条 档案馆应当做好档案保护工作。档案库房应当具有防潮湿、防高温、防盗、防火、防霉变、防虫、防鼠、防强光等措施，发现存在隐患的，应当及时采取补救措施，消除档案安全隐患。档案馆必须不断改进档案保护技术，及时修补、修复、延长档案的寿命，发生档案损毁等情形的，应当及时向学校报告。
第三十四条 档案馆应当建立健全档案安全工作机制，加强档案安全风险管理，提高档案安全应急处置能力。
第三十五条 档案馆应当积极主动地开展档案利用工作，制定档案借阅制度，设立阅览室，编制各类检索工具，为利用者提供方便。
第三十六条 利用档案时，任何人不得涂改、伪造、损毁、丢失档案，应当遵守国家保密规定，不得擅自摘录、复制或泄漏档案内容。查阅、摘录、复制未开放的档案，须经有关部门同意，按规定办理借、查阅手续。涉及未公开的技术问题，应当经档案形成单位或者本人同意，必要时报请校长审查批准。
第三十七条 档案馆提供利用的重要、珍贵档案，一般不提供原件。如有特殊需要，应当经学校领导批准。
第三十八条向档案馆移交、捐献档案的单位和个人，可以优先利用该档案，并可以对档案中不宜向社会开放的部分提出限制利用的意见，档案馆应当予以支持，提供便利。寄存在档案馆的档案材料，归寄存者所有。档案馆如果需要向学校或社会提供利用，应当征得寄存者同意。
第三十九条学校档案馆与校史馆、图书馆等部门应当在档案的利用方面互相协作，可以相互提供原件（仅限实物档案）、复制件或者目录，联合举办展览，共同研究、编辑出版有关史料。
第四十条 属于学校所有的档案，由学校授权档案馆或相关单位（部门）公布，未经学校同意，任何单位（部门）和个人无权公布。档案馆应当遵守有关法律、行政法规的规定，不得损害国家和学校安全、利益，不得侵犯他人的合法权益。
第四十一条 档案馆对开放的档案应当会同有关部门，按上级规定认真审查内容，报分管校领导批准后，分期分批向社会开放。尚未移交进馆档案的开放审核，由学校档案工作领导小组及档案形成单位负责，并在移交时附具意见。
第六章 档案信息化建设
第四十二条 学校应当将档案信息化纳入信息化发展规划，保障电子档案、传统载体档案数字化成果等数字资源的安全保存和有效利用。档案馆和学校信息化办公室及相关单位应当加强档案信息化建设，并采取措施保障信息安全。
第四十三条 学校应当积极推进电子档案管理信息系统建设，与办公自动化系统、业务系统等相互衔接。
第四十四条 电子档案应当来源可靠、程序规范、要素合规。
第四十五条档案馆应当推进传统载体档案数字化。已经实现数字化的，应当对档案原件妥善保管。
第四十六条档案馆应当通过符合安全管理要求的网络或者存储介质接收电子档案，并对接收的电子档案进行检测，确保电子档案的真实性、完整性、可用性、和安全性。档案馆应当对重要电子档案进行异地备份和保管。
第四十七条档案馆负责档案数字资源的收集、保存和提供利用。
第四十八条学校应当推进档案信息资源共享服务平台建设，推动档案数字资源跨区域、跨部门共享利用。
第七章 条件保障
第四十九条 学校档案工作所需经费列入学校预算，保证档案工作的需求。
第五十条 学校为档案馆提供专用的、符合档案管理要求的档案库房。根据学校发展规模和馆藏档案的增加数量，对不适应档案事业发展需要的馆库，按照《档案馆建设标准》（建标103-2008）的要求及时进行改扩建。
第五十一条 学校根据工作需要，有计划地为档案馆配置档案管理现代化所需的设施、设备，逐步实现档案管理现代化。
第八章 奖励与处罚
第五十二条学校应当对在档案工作中做出下列贡献的单位或者个人，给予表彰与奖励：
（一）在档案的收集、整理、提供利用工作中做出显著成绩的；
（二）在档案的保护和现代化管理工作中做出显著成绩的；
（三）在档案学研究及档案史料研究工作中做出重要贡献的；
（四）将重要的或者珍贵的档案捐赠给学校档案馆的；
（五）同违反档案法律法规的行为作斗争，表现突出的。
第五十三条 有下列行为之一的，学校应当视情节严重，对直接负责的主管人员和其他直接责任人员酌情处理。
（一）损坏、丢失或者擅自销毁档案的；
（二）涂改、伪造档案的；
（三）擅自出卖、赠送、交换档案的；
（四）不按规定归档，拒绝归档或者将档案据为己有的；
（五）不按规定归还档案，被责令改正而拒不改正的；
（六）泄漏学校秘密或者学生个人隐私的；
（七）其他违反档案法律法规的行为。
第九章 附 则
第五十四条 本办法适用于学校各教学单位、机关部处室。
第五十五条 本办法由学校档案馆负责解释。
第五十六条 本办法自公布之日起施行。
